Functiebeschrijving vacature Bureaucoördinator

47680393 2220523917959211 7840905223429160960 n

In deze functie ondersteun je de directeur, het MT, het team qua officemanagementtaken en het bestuur. Dit doe je door ervoor te zorgen dat alles administratief en organisatorisch goed loopt. Je bent vraagbaak, je neemt de telefoon op, je beheert de info mailbox etc. waardoor je voor veel mensen het eerste contactpunt bent. Daarnaast ben je ook operationeel verantwoordelijk voor specifieke HR en ICT-taken.

Doelstelling functie Bureaucoördinator 
Je bent verantwoordelijk voor het bieden van secretariële, administratieve, operationele en organisatorische ondersteuning aan de directeur en de organisatie.

Plaats in de organisatie 
Als Bureaucoördinator rapporteer je formeel aan de directeur. 

Verantwoordelijkheden

  • Je bent verantwoordelijk voor een adequate inrichting en uitvoering van de volgende deelgebieden:
  • Je bent het eerste aanspreekpunt voor directie, bestuur, collega’s en externecontacten.
  • Je ondersteunt bij het organiseren van bijeenkomsten zoals bestuursvergaderingen en overleggen en je bewaakt de adequate afhandeling.
  • Je bent ook verantwoordelijk voor het officemanagement:inkoop (voorraad bijhouden), secretariaat en huishoudelijke elementen (als archief en keuken bijhouden). Je zorgt ervoor dat het kantoor blijft voldoen aan door instanties gestelde eisen.
  • Intern aanspreekpunt voor collega’s met ICT vragen en vragen op het gebied van personeelszaken e.d.; waar nodig in samenspraak met de externe ICT-beheerder of externe salarisadministrateur.
  • Andere taken en verantwoordelijkheden die zich voordoen zoals relevante financiële, HR- gerelateerde of juridische taken en ondersteuning in organisatorische of administratieve vorm.
  • Zowel mondelinge als schriftelijke vaardigheid in het Engels en in het Nederlands, omdat wij een internationale organisatie zijn.

Wat vragen wij?
Kennis en ervaring:

  • Kennis van de administratieve inrichting van een organisatie en ondersteuning directie.
  • Uitstekende mondeling en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in het Nederlands en Engels.
  • Een organisatorisch talent die prioriteiten weet te stellen en kan omgaan met verschillende belangen.
  • Affiniteit met en bij voorkeur ervaring met ICT en personeelszaken.
  • Bij voorkeur ervaring in een non-profit organisatie.
  • Affiniteit met internationale kunst en cultuur is een pre.

Competenties:

  • Je bent zelfstandig en goed georganiseerd.
  • Je bent eerlijk en betrouwbaar in je handelen.
  • Je weet goed om te gaan met vertrouwelijkheid.
  • Je zorgt voor de precieze afhandeling van zaken.
  • Je bent positief, veerkrachtig en een teamspeler.
  • Je hebt een service gerichte houding.

Dit bieden we:
Je komt te werken op ons kantoor in Amsterdam Sloterdijk, waar in totaal rond de 25 mensen werken. Door stagiaires, vrijwilligers en freelancers is dit aantal wisselend. Het vaste team bestaat uit 18 medewerkers, dit zijn vooral vrouwen. 

We zijn een platte organisatie met een informele en prettige werksfeer en een grote maatschappelijk en culturele betrokkenheid.

Voor deze functie bieden we je een brutosalaris tussen de €2.500 en € 3.500 afhankelijk van je kennis en ervaring. 
Je krijgt in eerste instantie een dienstverband voor 1 jaar van 36 uren per week (als het echt niet anders kan behoort 32 uur tot de mogelijkheden). 

Bij wederzijdse tevredenheid krijg je na een jaar een contract voor onbepaalde tijd.
Startdatum zo spoedig als mogelijk.

Solliciteren? 
Reageren op deze functie kan t/m 1 december 2021 met een motivatiebrief en CV. Deze graag sturen naar het Prins Claus Fonds, via [email protected]

De sollicitatiegesprekken voor de eerste sollicitatieronde vinden plaats in de loop van de week van 6 december.

Diversiteit en inclusie 
Bij het Prins Claus Fonds werken we aan een inclusief en zo divers mogelijke organisatie; deze zijn van cruciaal belang voor ons succes. Wij willen een weerspiegeling zijn van de maatschappij. Iedereen is daarom nadrukkelijk welkom te solliciteren, ook als je het idee hebt dat je niet helemaal in de functie past.